Porter
sering juga disebut Concierge atau Uniformed Service. Pada hakekatnya fungsi
bagian ini mempunyai tugas dan tanggung jawab yang sama hanya berbeda
istilahnya. Pada organisasi hotel besar yang memiliki jumlah kamar lebih dari
300 kamar dan memilki sistem pelayanan yang spesifik, maka organisasi bagian
Concierge atau Uniformed Service merupakan suatu bagian yang berdiri sendiri
sebagai sebuah departemen tersendiri. Di hotel sedang atau hotel menengah
organisasi bagian ini merupakan salah satu seksi dari Departemen Kantor Depan.
Sedangkan di hotel kecil organisasi bagian porter atau concierge biasanya
merupakan sub seksi dari seksi Penerima Tamu (Reception)
Secara
garis besar, ruang lingkup dari bagian porter adalah sebagai berikut: (1) Memberikan pelayanan penanganan barang bawaan tamu tiba, penanganan
barang pindah kamar, dan penanganan barang tamu berangkat; (2) Memberikan pelayanan penjemputan dan pengantaran tamu dari dan ke
stasiun atau bandar udara; (3) Memberikan pelayanan penyampaian pesan tamu, informasi, dan kunci kamar; dan (4) Melaksanakan tugas-tugas suruhan lain yang berkaitan dengan pelayanan
tamu (errand service)
Struktur Organisasi Porter/ Concierge/ Uniformed
Service
Masing-masing organisasi bagian porter/ concierge/
uniformed service berbeda-beda berdasakan ukuran hotel dan spesifikasi
pelayanan dan pekerjaannya.
a)
Concierge:
§ Menjalankan
peraturan di seksi concierge
§ Mengatur
jadwal kerja bawahan
§ Melaksanakan
latihan bagi bawahan
§ Menetapkan
tugas dan tanggung jawab bawahan
§ Menyiapkan
dan memberikan pelayanan kepada tamu (e.g. mail, keys, messages, postage,
paging, tickets, etc.
b)
The Ball
Captain
§ Mengawasi
kerja bawahan di seksi concierge
§ Melengkapi
informasi (e.g. Maps, airlines/shipping/train/bus timetable, special events,
etc.)
§ Melengkapi:
Errands Control Sheet dan Bell Boy Control Sheet
§ Melaksanakan
inspeksi terhadap kerja bawahan di seksi concierge.
c)
Bellboy
§ Memberikan
pelayanan pengangkatan barang tamu tiba , pindah kamar dan berangkat
§ Memberikan
bantuan kepada tamu
§ Mengantar
tamu ke meja pendaftaran
§ Mengantar
tamu ke kamar
§ Melakukan
tugas-tugas suruhan (Running Errands)
§ Menjaga
lobby tetap bersih dan rapi
§ Melaporkan
kejadian-kejadian yang tidak biasa terjadi
§ Menggudangkan/
Menangani Penitipan barang bawaan tamu
d)
Doorman
§ Membuka
dan menutup pintu kendaraan/ mobil/ taxi (Helping guests in and out of
taxis/cars)
§ Menjaga
Main Entrance tetap bersih dan rapi
§ Membantu
Car Valet dalam mengatur lalu lintas dan parkir kendaraan di hotel
§ Memanggil
taxi
§ Menaikkan
dan menurunkan bendera
e)
Elevator
Operator
§ Menoperasikan
lift atau elevator di hotel
§ Mengantar
tamu dengan menggunakan lift
§ Menjaga
lift atau elevator tetap bersih
§ Menjaga
agar petugas lift tetap ada setiap saat
§ Mencegah
dan menghindari orang-orang atau tamu yang tidak dibenarkan mengoperasikan lift
(orang tua, anak-anak, orang cacat, dan wanita hamil)
f)
Pageboy
§ Menyampaikan
pesan tamu dengan berbagai media : paging tray, paging board, paging lamp or
loudspeaker). Dibeberapa hotel, pageboy
juga melakukan tugas-tugas message boy bila tidak ada petugas message boy.
g)
Message
boy
§ Mengantar
pesan, surat, titipan, internal communication, surat kabar dan lain-lain
h)
Courier
atau Porter
§ Menjemput
dan mengantar tamu
§ Mengantar
dan mengambil surat dari dan ke Kantor Pos
§ Melakukan
tugas-tugas keluar (membeli tiket, dsb)
i)
Inquiry
clerk
§ Menjawab
permintaan-permintaan informasi (memberikan informasi)
§ Mendistribusikan
surat-surat, fax, telegram dan lain-lain
§ Menjual
surat kabar, majalah, tiket teater, tiket hiburan dan sebagainya
j)
Cloakroom
Attendant
§ Menjaga
barang-barang milik tamu ditempat penitipan (e.g. hat, coat, umbrella, hand
bag, etc.)
§ Menangani
penitipan barang-barang bawaan milik tamu
§ Menjaga
agar tempat penitipan selalu bersih dan rapi
k)
Car
Valet
§ Mengatur
lalu lintas dan penempatan kendaran di area parkir hotel
§ Memarkirkan
kendaraan tamu-tamu dan pengunjung hotel
§ Menjaga
keamanan kendaraan tamu-tamu dan pengunjung hotel di area parkir hotel
§ Mencatat
nomor-nomor polisi kendaraan yang masuk dan keluar area parkir hotel
0 komentar: